Wajib Tiru, ini Tips Rapat yang Efektif Menurut Jeff Bezos!

Setiap organisasi, baik itu perusahaan atau lembaga, kerap mengadakan meeting atau rapat secara rutin. Meski begitu, tak semua rapat bisa berlangsung dengan baik. Kadang kala, rapat jadi sebuah pertemuan yang buruk, di mana pada akhirnya jadi sebuah agenda yang hanya membuang waktu dan tenaga saja.

Buruknya agenda rapat bisa disebabkan karena berbagai hal, mulai dari perencanaan yang tidak maksimal, peserta rapat yang terlalu banyak ngomong, hingga persiapan rapat yang kurang baik. Kondisi seperti itu tentu sangat tak diinginkan oleh semua pihak, terutama pimpinan organisasi.

Berangkat dari hal itu, Jeff Bezos punya trik ampuh untuk menyiasati agenda rapat yang kurang maksimal. Menurutnya, setidaknya ada 3 cara yang bisa dilakukan untuk menciptakan rapat yang efektif dan produktif dalam sebuah organisasi.

Langsung saja, berikut tips rapat yang efektif menurut Bezos, seperti dikutip dari laman Inc:

See also  Kisah Inspiratif ini Keren Banget, Seorang Sopir Truk Sukses jadi Miliarder!

Contents

Terapkan metode “Two Pizza Rule”

Tips rapat yang efektif pertama adalah dengan menerapkan metode “Two Pizza Rule.”

Diungkapkan Bezos, ia mencoba membuat tim yang tidak lebih banyak dari yang bisa menghabiskan dua loyang pizza. Bezos menyebutnya “Two Pizza Rule.”

Aturan itu dibuat untuk mengukur seberapa banyak orang yang perlu datang dalam sebuah rapat. Kata Bezos, jika setiap orang yang hadir mendapatkan dua slice pizza, itu berarti rapat tersebut dihadiri terlalu banyak orang. Itu tidak produktif. Dijelaskannya, rapat yang efektif adalah rapat yang hanya dihadiri oleh lima sampai delapan orang saja.

Bezos menambahkan, jika kamu pernah melakukan rapat dengan terlalu banyak orang, kamu pasti paham dengan kondisinya. Makin banyak orang yang hadir, maka makin banyak pula opini yang mengemuka. Alhasil, makin sulit untuk mencapai kesimpulan dan membuat keputusan. Apalagi, jika sebagian besar orang itu hanya suka mendengarkan opini mereka sendiri.

See also  Kisah Inspiratif tentang Ayah yang Rela Berjuang Buat Anaknya, Salut Banget!

“Dengan menerapkan “Two Pizza Rule, kamu akan mendapatkan keseimbangan untuk meraih beragam sudut pandang dan ide, namun tetap gesit dan mudah diatur,” ujar Bezos yang merupakan pendiri sekaligus CEO dari Amazon.

Tanpa PowerPoint

Bezos mengaku bahwa rapat di Amazon tak pernah menggunakan PowerPoint. Peserta rapat biasanya telah  menyiapkan enam halaman yang disusun secara naratif. 

“Itu kalimat nyata, terdiri dari kata kerja dan kata benda. Jadi bukan hanya poin-poin singkat saja,” jelasnya.

Ditambahkan Bezos, butuh waktu satu minggu atau lebih untuk mempersiapkan tulisan tersebut dan memperbaikinya. Memo seperti itu merupakan ide yang bagus, sebab otak akan memproses cerita yang jauh lebih baik daripada data yang sulit.

See also  Berapa Sih Biaya Rapid Test di Puskesmas? Simak Jawabannya di Sini!

Tak hanya itu, tulisan tersebut juga akan memberi penulis kesempatan untuk mengomunikasikan pemikiran di balik ide-ide mereka, sehingga para peserta rapat bisa memahami konsep yang disampaikan secara utuh.

Mulai rapat dengan diam

Tips rapat yang efektif selanjutnya adalah memulai rapat dengan diam. Maksudnya, sebelum rapat dimulai, para peserta harus membaca memo yang dibawa dengan serius selama sekitar setengah jam, sebelum akhirnya dibahas satu persatu. Bezos sangat memuji metode ini, sebab ia menjamin para peserta rapat akan fokus dan lebih paham dengan apa yang akan dibahas.

Itulah tips rapat yang efektif menurut bos Amazon. Segera terapkan langkah tersebut dan buat rapatmu jadi sebuah pertemuan yang melahirkan ide-ide cemerlang.

Selamat mencoba!